信息技术下的档案管理

概要： ［内容摘要］ 因为，档案是人类活动的真实记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据。借助档案，我们能够较好地了解过去，把握现在，预见未来；借助档案，促进各项工作顺利开展。 随着信息技术在幼儿园的应用，《信息技术在幼儿园档案管理的实验研究》作为幼儿园总课题的子课题，探索研究运用信息技术管理档案的办法。在专家的帮助下，我园最早开发出了档案管理平台，工作也应借助信息技术管理档案，使其更加规范、合理、科学。 ［关键词］多媒体技术 档案管理 随着科学技术日新月异的发展，电脑、多媒体逐渐走进幼儿园，成为幼儿园各项工作中不可或缺的好助手。我园独立承担的省级“十五”立项科研课题《将信息技术运用于幼儿园教学与管理的实验研究》，历时三年，经过我们不懈努力的实验研究，开发并建立了适合幼儿园各项工作的办公平台和管理软件。随着信息技术在幼儿园的应用，《信息技术在幼儿园档案管理的实验研究》作为幼儿园总课题的子课题，探索研究运用信息技术管理档案的办法。在专家的帮助下，我园最早开发出了档

　 ［内容摘要］
　　因为，档案是人类活动的真实记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据。借助档案，我们能够较好地了解过去，把握现在，预见未来；借助档案，促进各项工作顺利开展。
　　随着信息技术在幼儿园的应用，《信息技术在幼儿园档案管理的实验研究》作为幼儿园总课题的子课题，探索研究运用信息技术管理档案的办法。在专家的帮助下，我园最早开发出了档案管理平台，工作也应借助信息技术管理档案，使其更加规范、合理、科学。

　　［关键词］多媒体技术 档案管理

　　随着科学技术日新月异的发展，电脑、多媒体逐渐走进幼儿园，成为幼儿园各项工作中不可或缺的好助手。我园独立承担的省级“十五”立项科研课题《将信息技术运用于幼儿园教学与管理的实验研究》，历时三年，经过我们不懈努力的实验研究，开发并建立了适合幼儿园各项工作的办公平台和管理软件。随着信息技术在幼儿园的应用，《信息技术在幼儿园档案管理的实验研究》作为幼儿园总课题的子课题，探索研究运用信息技术管理档案的办法。在专家的帮助下，我园最早开发出了档案管理平台，工作也应借助信息技术管理档案，使其更加规范、合理、科学。因为，档案是人类活动的真实记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据。借助档案，我们能够较好地了解过去，把握现在，预见未来；借助档案，促进各项工作顺利开展。

　　一、借助办公平台的宣传，提高档案的利用率及效果

　　档案是一个单位保留下来有参考、借鉴价值的、有帮助单位顺利、开展各项工作作用、给以后的工作提供启示、开阔思路的可利用的重要资料。为了使这些有利用价值、静态的资料变为可活动的、为我们所用的资料，借助幼儿园办公平台进行大力宣传档案的作用，利用的好处，老师们只要进入办公平台就能接收到有关宣传档案的信息，即省时、省力、又能提高工作效率。

　　比如开学初和学期末，各教学班班长借阅班级工作计划总结做参考，为开展工作开阔了思路。特别是对新当选的年轻的教学班班长起到了典型引路的作用，就象年轻的新当选的班长老师在“档案利用效果反馈”中这样写到：我是一名新教师当选了班长，即是高兴的事情，又是发愁的事情。因为班长要全盘考虑班级各项工作，撰写班级工作计划、总结，作为一名年轻的教师，初次当班长，哪有这种经验，向别人请教呢，这时，人人都很忙，也不可能向你说得很仔细。在我踌躇满志时，看到办公平台上档案员老师对档案作用的宣传后，借阅了最新的一卷班级计划档案，如获家珍的细读，当时茅塞顿开，第一次写的班级计划就受到领导的好评。老师们通过办公平台，了解档案的作用与好处后，纷纷借阅档案资料。根据各工作岗位的不同，所借阅档案的类别也就不同。教研组长借阅教研档案、财会人员借阅财务档案、保健员借阅卫生保健档案等等。有效的帮助了各个岗位的人员顺利开展创新工作，真正发挥档案所应有的作用。当老师们在工作中遇到困难时，都会想到档案这位“助人为乐”的好朋友。

　　二、借助多媒体，提高档案案卷的质量

　　档案管理从某种程度上讲可以体现一个单位的管理水平，展示一个单位风貌的窗口。所以，档案的质量至关重要。档案要体现出它最大价值，发挥出它最大的、所拥有的作用，质量是关键。利用多媒体技术实现了这一点。

　　首先，利用多媒体技术，使归档资料格式统一、纸张统一、字体统一，避免了手写体的字体、笔的色迹不统一；格式也会有差别；纸张虽能保证统一，但不能保证它的规整。统一打印的档案资料字迹清晰、规整，便于借阅，给人有赏心悦目之感。

　　其次，在档案管理工作中，自主探索、实践，利用多媒体技术打印卷皮，充分体现办公自动化，实现无纸化办公。根据卷皮的大小、固有的格式、设计打印格式。根据卷皮题目内容、起止年月、保管期限、件数、页数及案卷号等所在卷皮的位置，进行细致的调整，使打印的内容正好是所在卷皮的位置，这样卷皮上没有手写字，为整个案卷又增添了色彩。

　　如在我园省级“十五”重点研究课题结题档案整理中，充分运用多媒体技术，对所有的案卷材料统一一个格式打印，卷皮全部打印，整个档案材料清晰、规整，得到与会专家、领导、老师们的广泛赞誉，特别是案卷皮的打印，更是得到充分认可，同行纷纷咨询卷皮的打印方法。区教科室的领导老师还要去了打印格式。档案为课题结题发挥了极大的作用，也起到了骨干辐射作用，兄弟园所也逐步开始实施案卷皮的打印。也为2004年档案升级考核顺利通过奠定了基础。

　　利用多媒体技术对档案进行修饰、整理，提高了档案的质量，为更好的保存档案提供了有力的保证；为档案利用效果提供了有利的的保证；为实现档案的价值、发挥档案的作用提供了有利的保证。

　　三、借助网络，促进电子档案机读目录的进一步完善

　　我们幼儿园是全区最早开发档案管理平台的，也是最早使用计算机管理档案的单位，即电子档案机读目录。开始，把档案的分类标准输入电子档案，然后在各类的保管期限下是各类的案卷目录。但是，卷内文件目录就没有了，这样就不能实现网上查找档案的愿望。经过区电教站齐鲁网校的领导老师精心研究开发，开发出了更科学、更合理、更实用的能根据类别、保管期限输入案卷目录和卷内文件目录。这样，全区统一使用这一个、只有档案管理员才能有权限进入的档案管理软件，由区办公平台统一管理使用。我园借助网络的优势，把所有室藏档案已逐步输入市中区办公平台的档案管理平台，实现了电子档案机读目录，还可以把原始材料保存到管理软件中。要查找档案，按类别、保管期限就可找到要查阅的案卷及卷内文件内容目录，根据它的卷号很快找到实际的案卷材料，即省时、省力、省物，又便于保存、查找。

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